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Marielle
13/03/2017
Pouvez-vous nous aider à construire un séminaire de 3 jours avec l’équipe RH de notre filiale au Kazakhstan pour qu’ils se positionnent en appui et support des managers ? Telle était la question du DRH France quand nous nous sommes rencontrés début février. Le séminaire se déroulera en anglais mais certains participants ne parlent pas anglais et il faudra donc prévoir une traduction anglais-russe.
La DRH locale avait déjà prévu un planning pour ce séminaire avec essentiellement des présentations de résultats, enjeux, objectifs 2017 conformément à ce qui se pratique le plus souvent dans le pays. Elle souhaitait également fédérer et valoriser son équipe d’une vingtaine de personnes auprès des managers, une vingtaine également.
Le programme prévoyait le premier jour : travail au sein de l’équipe RH, 2eme jour avec les managers, 3eme jour travail de synthèse au sein de l’équipe RH uniquement.
Afin de répondre davantage aux objectifs du DRH France, nous avons proposé de modifier sensiblement l’agenda en travaillant le premier jour sur la « posture coach », le deuxième serait consacré aux présentations stratégiques, au travail avec les managers sur les différences de représentation interculturelles et à la réalisation de travaux communs sur la motivation des équipes, la rétention et l’optimisation des ressources permettant de s’adapter à la charge de travail. Le troisième jour serait entièrement dédié aux propositions de plan d’action de la filière RH pour favoriser la mise en œuvre des actions préconisées la veille.
Les deux challenges majeurs étaient la langue : comment rendre fluide les travaux de groupes en 2 langues que les uns et les autres ne comprennent pas et le nombre de participants : comment produire un travail de qualité en peu de temps avec plus de 40 participants qui n’ont pas l’habitude de travailler ensemble…
Au départ, il était convenu que je devais préparer le déroulé pédagogique, le guide d’animation et les supports en anglais pour que le DRH et son adjointe puissent animer en autonomie.
Toutefois, en avançant dans la conception il s’est vite avéré qu’une animation externe était nécessaire pour gérer un groupe de 40 et permettre au DRH de rester dans son rôle de DRH. C’est pourquoi, mi février nous avons décidé de partir tous les trois pour le Kazakhstan, direction Almaty ! Almaty est l’ancienne capitale du Kazakhstan, pays indépendant depuis 1992. Située au sud du pays, à moins de 50 km du Kirghizistan et 350 km de la Chine Orientale, c’est une ville moyenne avec de très larges avenues, fonctionnelles mais sans grand charme. Les Kazakhs étant un peuple nomade, leurs villes n’ont pas une longue histoire.
Après une introduction par le DRH, la présentation de chacun et le rappel des règles de fonctionnement pour bien travailler ensemble : écoute, bienveillance, participation, non-jugement…
Nous commençons le travail autour de trois séquences :
Séquence 1 : « quel est notre rôle en tant que RH aujourd’hui et demain ? ». Un travail est réalisé en deux sous-groupes et une mise en commun pour dégager les évolutions majeures du métier : de garant du « code du travail » à accompagnement des managers dans la transformation des organisations.
Séquence 2 : un atout pour mieux travailler avec les managers : améliorer la communication en nous appuyant sur deux compétences majeures : l’écoute active avec l’art du questionnement et la pertinence du feedback.
Nous passons notre temps à entendre mais nous n’écoutons pas toujours. Des études montrent que nous ne retenons que 25 à 50% de ce que nous dit notre interlocuteur. Comment améliorer notre écoute ? Comment rester concentrer sur le message et l’accepter tel qu’il est en suspendant notre jugement voila les thèmes que nous avons évoqué avec les 20 participants RH grâce à des outils, des exemples et en suscitant des réactions des exemples de chacun.
Séquence 3 : en utilisant un outil de coaching très facile et efficace GROW (Goal, Reality, Options and Willingness) nous avons mis en pratique les outils présentés en séquence 2. Des trinômes sont formés avec un coach, un coach et un observateur. Chaque participant occupera tour à tour les trois rôles. Le coaché cherche à améliorer une situation que ne le satisfait pas. Le coach va l’aider à avancer vers son objectif par de l’écoute active, du questionnement… en aidant le coaché à trouver ses propres solutions. L’observateur analyse le dialogue et fera son feedback au coach à la fin de la séquence.
Trois séquences majeures sont proposées. Tout d’abord la présentation de la stratégie qui va guider l’action. Ensuite, comment la mettre en œuvre en travaillant ensemble. Au cours de cette séquence nous avons partagé les représentations des Français sur les Kazakhs et des Kazakhs sur les Français puis nous avons donné quelques éléments de compréhension de la notion de culture, les stéréotypes et sur le fait que « nous ne voyons pas le monde tel qu’il est mais tel que nous sommes » comme l’a dit si justement Mark Twain. J’ai ensuite présenté l’outil décrit par Peter Senge dans son livre « la 5eme discipline » : l’échelle d’inférence. Cet outil nous aide à éviter des jugements ou prises de décisions trop rapides fondées sur nos a priori plutôt que sur les faits. Enfin, nous avons séparé les participants en 5 sous groupes dont un groupe russophone sur la mise en œuvre de la stratégie dans le domaine RH. Ce travail a été une des premières occasions pour les RH de réellement travailler avec les managers. A la fin de la journée des actions clés ont été identifiées.
Nous avons commencé par un retour sur le travail de la veille. Les participants RH étaient très enthousiastes, c’est la première fois qu’ils travaillaient ensemble de cette façon. Des a priori entre métiers RH/managers et cultures française/kazakhe sont tombés et ils se sentent écoutés.
Nous avons ensuite travaillé sur le plan d’action de la fonction RH pour mettre en œuvre concrètement des idées proposées la veille par les groupes de travail.
A l’issue de cette séquence, les Quoi ? Comment ? Qui ? étaient identifiés et clarifiés.
Ce séminaire international a permis aux participants de cultures, métiers différents de mieux d’apprécier et d’apprendre à travailler ensemble en comprenant et respectant leurs différences.
D’un point de vue personnel, il m’a également donné l’opportunité de découvrir ce pays méconnu, fort de ses 176 nationalités et de son respect de l’autre.